Das SAPWorkflowsystem
Das Workflowsystem von SAP basiert auf der WebFlow- Engine, welche als direkter Nachfolger der Business Workflow Engine zum Lieferumfang von SAP ERP gehört. Sie zeichnet sich laut [RICK02] (S. 45-51) dadurch aus, dass sie direkt in den Web Application Server integriert ist und somit auf viele Funktionalitäten dessen zurückgreift, ohne sie zu duplizieren. Zu diesen gehören die technischen Kommunikationsmöglichkeiten und Sicherheitsfunktionen, das Organisationsmanagement aus dem Modul Human Resources sowie die Möglichkeit, nahezu jede SAP-Transaktion ansteuern zu können.
Die Workflows, die sie ausführt, werden von [BRAH03] (S. 29-30) als vorzeitig definierte Prozesse beschrieben, welche die Arbeit mehrerer Beteiligter an betriebswirtschaftlichen Objekten wie Bestellanforderungen, Rechnungen oder Materialstämmen koordinierten. Ihr klassisches Anwendungsgebiet sind laut [RICK02] (S. 32) mehrstufige Entscheidungsprozesse, doch im Grunde genommen lassen sich jegliche Abläufe mit ihnen automatisieren, unabhängig davon, in welchem Grade Endanwender daran beteiligt sind und unabhängig davon, was das Ziel der Prozesse ist. Dementsprechend beschreibt [ANGE03] (S. 142) Workflows schlicht als Verkettung einzelner Transaktionen auf der Basis von auslösenden Ereignissen, wobei konditionale Handlungsabläufe und die Weitergabe von Daten zwischen den Verarbeitungsschritten unterstützt werden und jederzeit angehalten werden kann, um eine Benutzeraktion zu erfragen.
Wie das Workflowsystem funktioniert, zeigt [MEND00] auf den Seiten 21-24, denen auch die nachfolgende Zeichnung entnommen ist. Seine Beschreibung deckt sich mit den Meinungen von [BRAH03] (S. 79-80) und [RICK02] (S. 51-53), welche das Thema unter anderen Gesichtspunkten beleuchten:
Abbildung 1: Architektur des SAP- Workflowsystems
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Grundsätzlich muss zwischen der Definitionszeit eines Workflows und seiner Laufzeit unterschieden werden. Die Definitionszeit entspricht seiner Entwicklung, während der er durch die Workflowdefinition beschrieben wird, die Laufzeit hingegen entspricht seiner Ausführung, während der er durch eine Workflowinstanz beschrieben wird. Von dieser kann es im Gegensatz zu seiner Definition beliebig viele geben. Die Workflowdefinition wird auch Mehrschrittaufgabe genannt, denn sie beschreibt einen vollständigen Geschäftsprozess und besteht aus der sachlogischen und zeitlichen Anordnung seiner Aktionen und strukturgebenden Elemente. Bei diesen handelt es sich entweder um Einzelschrittaufgaben1, welche zur Ausführung von Objektmethoden führen, oder um Elemente der Ablaufsteuerung, wie Bedingungen, Schleifen oder Benutzerentscheidungen.
Alle Einzelschrittaufgaben werden zur Laufzeit durch Workitems repräsentiert, welche, sofern sie das Einschreiten eines Anwenders erfordern, den zuständigen Sachbearbeitern zugestellt werden. Die Ermittlung dieser erfolgt mit Zuständigkeitsregeln, die erst während der Laufzeit ausgewertet werden. Da diese unabhängig von der Workflowdefinition sind, gestatten sie eine schnelle Reaktion auf sich ändernde Zuständigkeiten, ohne dass Änderungen an den Geschäftsprozessen notwendig sind. Somit bilden die Einzelschrittaufgaben den Schnittpunkt zwischen den funktionalen Aspekten eines Workflows und seinen organisatorischen Aspekten, indem sie determinieren, welche Aktionen von welchen Akteuren vorgenommen werden, ohne jedoch eine Aussage darüber zu treffen, wie die Aktionen durchgeführt werden. Dies überlassen sie den von ihnen aufgerufenen Objektmethoden, welche in Form von Programmcode vorliegen.
Die Menge der offenen Workitems bildet die Worklist der Sachbearbeiter und entspricht somit inhaltlich den bisherigen Arbeitsvorräten der CREFOsprint-AddOns. Entsprechend stellt nach Aussage von [MEND00] (S. 29-37) ein Workitem immer eine konkrete Aufgabe dar und wird durch das zu bearbeitende, betriebswirtschaftliche Objekt sowie die Menge der möglichen Sachbearbeiter näher spezifiziert. Es wird allen zuständigen Sachbearbeitern zugestellt, von denen es aber nur einer in Bearbeitung nehmen kann. Dabei unterliegt es den Stati
Bereit,
Angenommen,
In Arbeit und
Beendet.
Darüber hinaus kann es von den Anwendern veranlasste AdHoc-Anhänge wie Notizen oder Dokumentanlagen besitzen und ähnlich einer E-Mail verschickt werden. Die Nähe zur E-Mail wird gar noch deutlicher anhand der Tatsache, dass es eine Kurzbeschreibung und eine Aufgabenbeschreibung als Langtext beinhaltet. Doch im Gegensatz zur E-Mail besitzt es keine Sendezeit, sondern mehre Start- und Endtermine, welche nach gewünschten, realen und spätesten Terminen unterschieden werden. (...)
1 Der Begriff wird in der Literatur etwas unscharf verwendet. Tatsächlich werden in der Workflowdefinition Aktivitäten eingesetzt, welche der Literaturbeschreibung der Einzelaufgaben entsprechen. Sie kapseln den Aufruf einer Objektmethode jedoch nicht direkt, sondern führen eine separat definierte Aufgabe aus, welche neben dem Methodenaufruf noch die erklärenden Texte der Workitems beinhaltet.
ANGE03: Axel Angeli (2003), Technische Integration von SAP-Systemen, 1. Auflage, SAP PRESS / Galileo Press GmbH, Bonn
BRAH03: Markus Brahm et al. (2003), Workflow Management mit SAP WebFlow, 1. Auflage, Springer-Verlag, Berlin
MEND00: Ulrich Mende et al. (2000), SAP Business Workflow: Konzept, Entwicklung, Anwendung, 2. aktualisierte Auflage, Addison-Wesley Verlag, München
RICK02: Alan Rickayzen et al. (2002), Workflow-Management mit SAP: Effektive Geschäftsprozesse mit SAPs WebFlow Engine, 1. Nachdruck 2003, SAP PRESS / Galileo Press GmbH, Bonn
